Cross-Training ist ein wichtiges Managementinstrument für die Entwicklung des Einzelnen und des Teams. Wenn Sie schon einmal in einem Unternehmen mit Personalmangel gearbeitet haben, kennen Sie wahrscheinlich die Situation, dass Sie die Aufgaben anderer Mitarbeiter übernehmen müssen, wenn diese abwesend oder überlastet sind – aber es gibt eine bessere Lösung!
Cross-Training als Geschäftsmethode hat sich weit über den Punkt hinaus entwickelt, an dem es das Äquivalent dazu war, alle Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie die Kasse bedienen, wenn sie zum Beispiel nicht auffüllen. Die Entwicklung von Mitarbeiterfähigkeiten in sich überschneidenden Bereichen ist die beste Praxis, um einen abteilungsübergreifenden Fluss zu gewährleisten.
Eine sorgfältig geplante Cross-Training-Planung standardisiert die Flexibilität am Arbeitsplatz UND setzt sie so um, dass sie dem Gesamtergebnis und der Zufriedenheit der einzelnen Mitarbeiter zugute kommt. Durch den Einsatz einiger weniger Schlüsselinstrumente und -techniken können Sie hochgradig anpassungsfähige, vielseitig qualifizierte Arbeitskräfte entwickeln, die sich jeder neuen Herausforderung stellen.
In dieser Definition wird das Konzept, einschließlich der Vor- und Nachteile von Cross-Training als Prinzip, erläutert und anschließend werden einige praktische Instrumente von Checklisten bis zu Matrizen untersucht.
SCHLUSSFOLGERUNGEN
Entwickelt die Fähigkeiten von Mitarbeitern in anderen Abteilungen, um die Flexibilität des gesamten Teams zu erhöhen
Zu den Instrumenten gehören Checklisten für die übergreifende Ausbildung und Matrixvorlagen
Eine Ausbildungsbedarfsanalyse (TNA) kann Qualifikationslücken aufdecken
Was ist Cross-Training?
Geschäftsmethoden, die Cross-Training nutzen
Die übergreifende Ausbildung von Mitarbeitern ist eine in der gesamten Geschäftswelt weit verbreitete Technik, aber sie ist insbesondere für die folgenden Geschäfts- und Managementmethoden von grundlegender Bedeutung:
Zellulare Fertigung – ein Teilbereich der schlanken Fertigung, bei dem eine schnelle Produktion mit möglichst wenig Verschwendung im Vordergrund steht, indem Produktionszellen oder -stationen gruppiert werden
Job Rotation – der systematische Wechsel von Mitarbeitern zwischen verschiedenen Abteilungen zur Vermeidung von Burnout und Redundanz von Tag zu Tag
Agile Manufacturing – eine Lean-Methode, die sich auf schnelle Kundenreaktionszeiten innerhalb des Produktionszyklus konzentriert
Just-in-Time-Fertigung – ein Produktionsmodell, bei dem Pull-Zyklen anstelle von Push-Zyklen eingesetzt werden, um die Nachfrage mit geringem Ausschuss zu decken
Natürlich kann Cross-Training neben jedem anderen Managementsystem implementiert werden, aber diese vier Methoden basieren auf einem schlanken und effizienten organisatorischen Ansatz, der die Produktionszykluszeit berücksichtigt.
Vorteile von Cross-Training am Arbeitsplatz
Die Vorteile von Cross-Training sind so zahlreich, dass die Unternehmen immer wieder neue Vorteile finden, wenn sie die Fähigkeiten und Fertigkeiten ihrer Mitarbeiter weiterentwickeln. Hier sind die häufigsten Vorteile, die sich aus dem Cross-Training am Arbeitsplatz ergeben:
Geringere Kosten – indem Sie Ihre bevorzugten Qualifikationen in Ihre derzeitigen Mitarbeiter einbringen und dann aus den eigenen Reihen befördern, können Sie Geld sparen, das Sie sonst für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ausgeben müssten.
Anpassungsfähigkeit – ein Team mit gut durchdachtem Cross-Training kann sich schneller an Änderungen im Zeitplan oder in der Produktion anpassen, da die erforderliche Arbeit in die Vorschau von mehr als einer Person fällt
Verbesserung der Arbeitsmoral – indem Sie den Wert abstrakter Problemlösungen und ungewöhnlicher Lösungen erkennen, stärken Sie das Selbstvertrauen Ihres Teams
Reibungslosere Arbeitsabläufe – wenn man sich auf den Erfolg des Teams durch individuelle Aufmerksamkeit konzentriert, werden andere die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit sehen und dasselbe tun
Gezielte Chancen – die Identifizierung von Mitarbeitern, die für künftige Führungsaufgaben befördert werden sollen, wird einfacher, da das Cross-Training ein Testlauf für ihre Fähigkeiten ist
Stärkere Zusammenarbeit – die Interaktionen Ihres gesamten Teams werden gestärkt, da das Bewusstsein für abteilungsübergreifende Zusammenhänge durch das Erlernen neuer Fähigkeiten gestärkt wird.
Fördert die Motivation – die Arbeitnehmer sind zwischen den Aufgaben länger motiviert, weil sie zwischen den Tätigkeiten Pausen einlegen können
Besseres direktes Feedback – ein Netzwerk von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Fachkenntnissen führt zu besser verteiltem, direktem Feedback zu verschiedenen Aufgabentypen
Geringere Fehlzeiten – viele Unternehmen haben berichtet, dass die Fehlzeiten bei Cross-Skilling-Plänen zurückgehen, vermutlich weil die Arbeitnehmer stärker in ihre Arbeit eingebunden und zum Erfolg motiviert sind
Skalierbare Standardisierung – wenn mehr als eine Person mit einer qualifizierten Aufgabe betraut ist, ist die Wahrscheinlichkeit einer Abweichung mit einer standardisierten Standardarbeitsanweisung geringer und es ist wahrscheinlich, dass ein Fehler schnell behoben wird.
Flexibilität – wenn ein Teammitglied krank oder plötzlich abwesend ist, können andere die Aufgaben neu verteilen und die Zuständigkeiten wechseln, um die Lücke nahtlos zu schließen
Nachteile von Cross-Training am Arbeitsplatz
Insgesamt ist Cross-Training eine sehr erfolgreiche und weit verbreitete Praxis. Allerdings gibt es auch einige Nachteile, die man beachten sollte. Die meisten dieser Nachteile lassen sich schnell beheben, wenn die Führungskräfte, die die Cross-Training-Maßnahme einführen, die notwendigen Recherchen und Vorplanungen durchgeführt haben.
Burnout der Mitarbeiter: Achten Sie darauf, dass Sie die Mitarbeiter, die sich auf die Cross-Training-Maßnahme freuen, nicht mit zu viel zusätzlicher Arbeit neben ihren sonstigen Aufgaben belasten, da dies zu Stress und Burnout führen könnte, was weder für den Mitarbeiter noch für den Arbeitgeber, der einen Ersatz einstellen müsste, von Vorteil ist.
Zu viele Generalisten – das ist vergleichbar mit dem Problem „zu viele Köche in der Küche“, und in dieser Küche gibt es nur Köche – keine Sous-Chefs oder Vorbereitungsköche! Mit anderen Worten: Sie können nicht jeden für alles ausbilden, daher sollten Sie bei der Entwicklung funktionsübergreifender Fähigkeiten die Zuständigkeiten strategisch überlappen. Ein Team funktioniert nur dann gut, wenn die Zuständigkeiten aufgeteilt UND geteilt werden, anstatt dass man sich auf den ersten Freiwilligen mit einer Idee stürzt.
Unangemessene Entlohnung für zusätzliche Arbeit – zumindest wird durch die übergreifende Ausbildung mehr Arbeit auf die Mitarbeiter zukommen, daher müssen Sie Ihre Auszubildenden angemessen entlohnen. Ganz gleich, ob es sich dabei um eine Gehaltserhöhung, eine Änderung des Titels oder sogar eine Beförderung handelt, es wird sicherstellen, dass sich Ihre Mitarbeiter für ihre zusätzlichen Bemühungen nicht betrogen fühlen.
Verwirrung bei den Zuständigkeiten: Schaffen Sie ein einheitliches System für die Weitergabe von Aufgaben als offizielle Zuständigkeiten, sobald die Auszubildenden ihre Ausbildung abgeschlossen haben, damit die Arbeitsbelastung klar verteilt ist und die Aufgaben nicht durch die Maschen fallen.
Wie man einen Cross-Training-Plan umsetzt
Die Erstellung eines Cross-Trainingsprogramms ist einfach, erfordert aber eine Menge Brainstorming. Die Grundsätze einer Multiskilling-Management-Strategie sind recht einfach zu verstehen, aber es gibt so viele Faktoren zu beachten, dass man ohne eine geeignete visuelle Planungs-Checkliste zwangsläufig mindestens einen oder zwei vergisst.
Keine Angst – die folgenden Ressourcen werden Ihnen helfen, sich zu organisieren.
Zu vermeidende Fallstricke beim Cross-Training
Gehen Sie in jeder wichtigen Phase des Trainingsprozesses auf diese Liste möglicher Fallstricke zurück, um sich an Ihre Ziele und verbesserungswürdigen Bereiche zu erinnern:
Kennen Sie Ihr Team individuell – bevor Sie Cross-Training-Programme einführen, müssen Sie Ihre Teammitglieder individuell kennen, einschließlich der Art und Weise, wie sie am besten arbeiten und über welche Nischenkenntnisse sie verfügen. Einige Teammitglieder können sich durch kumulatives Multitasking auszeichnen, während andere am besten lernen, indem sie sich durch ein paar Trainingseinheiten durchpowern.
Standardisierung – stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur Stammeswissen weitergeben, sondern es für zukünftige Projekte durch SOPs standardisieren
Strategische Verringerung der Arbeitsbelastung – während der Ausbildung müssen die Arbeitnehmer von ihren Routineaufgaben entlastet werden, damit sie sich auf das Lernen konzentrieren können
Wachstum kommunizieren – klar kommunizieren, dass Cross-Training NICHT der erste Schritt zu Massenentlassungen oder Personalabbau ist
Wertschätzung und Belohnung – erkennen Sie die zusätzlichen Investitionen in neue Fähigkeiten von Spitzenkräften an, indem Sie sie befördern oder höher vergüten.
Berücksichtigen Sie den beruflichen Werdegang – betrachten Sie die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter über einen langfristigen Zeitraum. Es wäre nicht sinnvoll, einen angehenden Analysten in der Personalabteilung auszubilden, wenn er in einem Bereich geschult werden könnte, der seinen Karrierezielen eher entspricht, wie Datenarchitektur oder Strukturkodierung.
Seien Sie spezifisch – erstellen Sie einen spezifischen Lernplan für alle Teammitglieder und verfolgen Sie die Fortschritte, um sicherzustellen, dass sich niemand verloren fühlt.
Diese Aufzählungspunkte unterscheiden sich von der nachstehenden Checkliste, weil sie nie wirklich „abgehakt“ werden, sondern als Überlegungen zur kontinuierlichen Verbesserung dienen, während sich Ihr Plan für die übergreifende Qualifizierung im Laufe der Zeit entwickelt.
WERKZEUGE IN DER PRAXIS: Checkliste für die Planung von Cross-Training
Nun, da Sie die Ziele Ihres Cross-Trainingsplans festgelegt haben, müssen Sie alle Details im Auge behalten (und es gibt viele zu beachten!). Verwenden Sie diese Checkliste für Cross-Training, um sicherzustellen, dass Sie die Richtlinien des Projekts sorgfältig beachtet haben, und haken Sie jeden Schritt ab, wenn Sie ihn erledigt haben.
Checkliste Cross-Training
WER ist förderfähig?
Was sind die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme?
Falls förderfähig, ist die Ausbildung freiwillig oder obligatorisch?
Wie sieht das Verwaltungsverfahren für die An- und Abmeldung von der Ausbildung aus?
WELCHE Art von Schulung erhalten die Mitarbeiter?
Kurse, Zertifizierungen oder Stammeswissen?
WANN wird die Ausbildung beginnen und enden?
Ermittlung der mittelfristigen und langfristigen Ziele der Arbeitnehmer
Erstellung von Wochen- und Monatsplänen für Schnellkurse
WO können Sie Qualifikationsdefizite feststellen?
Durchführung einer TNA (Analyse des Ausbildungsbedarfs)
Kapital aus Ideen und Freiwilligen schlagen
WIE werden die Mitarbeiter ihre Ausbildung absolvieren?
Werden Sie Online-Kurse oder interne Schulungen anbieten?
Erstellen Sie Ihr eigenes Schulungsmaterial oder vergeben Sie es extern?
Wird sie intern (während der Bürozeiten) oder extern (bezahlte Wochenenden/Überstunden) verwaltet?
Eine Trainingsbedarfsanalyse (TNA) ist ein hilfreiches Instrument, um den Lebenszyklus eines neuen Trainingsprozesses in der Entwicklung zu verfolgen. Diese Analysen können je nach Schwerpunktbereich sehr unterschiedlich ausfallen, gliedern sich aber in der Regel in vier verschiedene Schritte.
Geschäftsplan festlegen – was Sie tun wollen und wie
Identifizieren Sie Leistungsziele – wie Sie Erfolg und Misserfolg messen werden
Erkennen Sie Qualifikationsdefizite – schauen Sie sich die Qualifikationen an, mit denen Sie arbeiten müssen
Einführung einer neuen standardisierten Lösung – Implementierung eines kohärenten Prozesses mit Kontrollen und Abgleichungen, um neue kontrollierte SOPs zu gewährleisten
Diese vier Schritte können je nach den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens weiter ausgeführt werden. Sie können also so detailliert oder spärlich sein, wie Sie es wünschen, solange die Schritte zum Erfolg in die oben genannten vier Kategorien unterteilt sind.
TOOLS IN PRACTICE: Vorlage für eine Cross-Training-Matrix
Der beste Weg, um die Umsetzung des Cross-Trainings zu überwachen, ist die Verfolgung der Ergebnisse in einer Cross-Training-Matrix. Die folgende Vorlage ist ein Beispiel für eine dieser Matrizen.
Sie können Ihre eigene Vorlage erstellen, indem Sie ein Raster wie das folgende verwenden, in dem die y-Achse alle Ihre Mitarbeiter auflistet und die Spalten entlang der x-Achse sich auf die verschiedenen am Arbeitsplatz benötigten Fähigkeiten beziehen. Wenn der Einzelne in seinen Fähigkeiten wächst und sich weiterbildet, wird sein Fortschritt in der Tabelle markiert, so dass das angestrebte Ziel sofort erkennbar ist.
Gehen wir gemeinsam durch diese beispielhafte Cross-Training-Matrix:
Auf den ersten Blick sieht es so aus, als ob Janet, die in ihren letzten Berichten hervorragende Arbeit geleistet hat, dazu ausgebildet wird, ein spezielles Projekt zu leiten und bei der Codierung zu helfen, wenn Hank damit allein überfordert ist.
Hank ist geschickt im Schreiben von Skripten und im Ausfüllen von Gehaltslisten, also hat er einige Anweisungen zum Sammeln von Informationen für die Berichterstattung erhalten.
Glen ist für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig, möchte sich aber weiterbilden und wird daher für ein anderes spezielles Budgetierungsprojekt in der Buchhaltung ausgebildet.
Schließlich hat Mary viele Berichte erstellt, und zwischen den vierteljährlichen Zyklen hat sie bei Back-End-Skripten mitgeholfen und gerade eine Schulung für die Gehaltsabrechnung begonnen.
Natürlich sind die Vorlagen in der Regel umfangreicher und komplexer als diese, und Sie benötigen möglicherweise mehrere verschiedene Vorlagen, z. B. einige für die Fortschrittskontrolle und andere für die Planung von Sitzungen oder Schulungen.
Vergessen Sie nicht, es einfach zu halten. Sinn und Zweck der Matrix ist es, einen Überblick zu geben. Wenn Sie mehr Informationen in eine Matrix packen müssen, dann bewerten Sie, welche Einschränkungen Sie messen müssen, und erwägen Sie die Verwendung mehrerer Vorlagen für die jeweiligen Aufgaben.
