Cross-Training (Multiskilling)

Cross-Training ist ein wichtiges Managementinstrument für die Entwicklung des Einzelnen und des Teams. Wenn Sie schon einmal in einem Unternehmen mit Personalmangel gearbeitet haben, kennen Sie wahrscheinlich die Situation, dass Sie die Aufgaben anderer Mitarbeiter übernehmen müssen, wenn diese abwesend oder überlastet sind – aber es gibt eine bessere Lösung!

Cross-Training als Geschäftsmethode hat sich weit über den Punkt hinaus entwickelt, an dem es das Äquivalent dazu war, alle Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie die Kasse bedienen, wenn sie zum Beispiel nicht auffüllen. Die Entwicklung von Mitarbeiterfähigkeiten in sich überschneidenden Bereichen ist die beste Praxis, um einen abteilungsübergreifenden Fluss zu gewährleisten.

Eine sorgfältig geplante Cross-Training-Planung standardisiert die Flexibilität am Arbeitsplatz UND setzt sie so um, dass sie dem Gesamtergebnis und der Zufriedenheit der einzelnen Mitarbeiter zugute kommt. Durch den Einsatz einiger weniger Schlüsselinstrumente und -techniken können Sie hochgradig anpassungsfähige, vielseitig qualifizierte Arbeitskräfte entwickeln, die sich jeder neuen Herausforderung stellen.

In dieser Definition wird das Konzept, einschließlich der Vor- und Nachteile von Cross-Training als Prinzip, erläutert und anschließend werden einige praktische Instrumente von Checklisten bis zu Matrizen untersucht.

SCHLUSSFOLGERUNGEN

Entwickelt die Fähigkeiten von Mitarbeitern in anderen Abteilungen, um die Flexibilität des gesamten Teams zu erhöhen

Zu den Instrumenten gehören Checklisten für die übergreifende Ausbildung und Matrixvorlagen

Eine Ausbildungsbedarfsanalyse (TNA) kann Qualifikationslücken aufdecken

Was ist Cross-Training?

Geschäftsmethoden, die Cross-Training nutzen

Die übergreifende Ausbildung von Mitarbeitern ist eine in der gesamten Geschäftswelt weit verbreitete Technik, aber sie ist insbesondere für die folgenden Geschäfts- und Managementmethoden von grundlegender Bedeutung:

Zellulare Fertigung – ein Teilbereich der schlanken Fertigung, bei dem eine schnelle Produktion mit möglichst wenig Verschwendung im Vordergrund steht, indem Produktionszellen oder -stationen gruppiert werden
Job Rotation – der systematische Wechsel von Mitarbeitern zwischen verschiedenen Abteilungen zur Vermeidung von Burnout und Redundanz von Tag zu Tag
Agile Manufacturing – eine Lean-Methode, die sich auf schnelle Kundenreaktionszeiten innerhalb des Produktionszyklus konzentriert
Just-in-Time-Fertigung – ein Produktionsmodell, bei dem Pull-Zyklen anstelle von Push-Zyklen eingesetzt werden, um die Nachfrage mit geringem Ausschuss zu decken
Natürlich kann Cross-Training neben jedem anderen Managementsystem implementiert werden, aber diese vier Methoden basieren auf einem schlanken und effizienten organisatorischen Ansatz, der die Produktionszykluszeit berücksichtigt.

Vorteile von Cross-Training am Arbeitsplatz

Die Vorteile von Cross-Training sind so zahlreich, dass die Unternehmen immer wieder neue Vorteile finden, wenn sie die Fähigkeiten und Fertigkeiten ihrer Mitarbeiter weiterentwickeln. Hier sind die häufigsten Vorteile, die sich aus dem Cross-Training am Arbeitsplatz ergeben:

Geringere Kosten – indem Sie Ihre bevorzugten Qualifikationen in Ihre derzeitigen Mitarbeiter einbringen und dann aus den eigenen Reihen befördern, können Sie Geld sparen, das Sie sonst für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ausgeben müssten.

Anpassungsfähigkeit – ein Team mit gut durchdachtem Cross-Training kann sich schneller an Änderungen im Zeitplan oder in der Produktion anpassen, da die erforderliche Arbeit in die Vorschau von mehr als einer Person fällt

Verbesserung der Arbeitsmoral – indem Sie den Wert abstrakter Problemlösungen und ungewöhnlicher Lösungen erkennen, stärken Sie das Selbstvertrauen Ihres Teams

Reibungslosere Arbeitsabläufe – wenn man sich auf den Erfolg des Teams durch individuelle Aufmerksamkeit konzentriert, werden andere die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit sehen und dasselbe tun

Gezielte Chancen – die Identifizierung von Mitarbeitern, die für künftige Führungsaufgaben befördert werden sollen, wird einfacher, da das Cross-Training ein Testlauf für ihre Fähigkeiten ist

Stärkere Zusammenarbeit – die Interaktionen Ihres gesamten Teams werden gestärkt, da das Bewusstsein für abteilungsübergreifende Zusammenhänge durch das Erlernen neuer Fähigkeiten gestärkt wird.

Fördert die Motivation – die Arbeitnehmer sind zwischen den Aufgaben länger motiviert, weil sie zwischen den Tätigkeiten Pausen einlegen können

Besseres direktes Feedback – ein Netzwerk von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Fachkenntnissen führt zu besser verteiltem, direktem Feedback zu verschiedenen Aufgabentypen

Geringere Fehlzeiten – viele Unternehmen haben berichtet, dass die Fehlzeiten bei Cross-Skilling-Plänen zurückgehen, vermutlich weil die Arbeitnehmer stärker in ihre Arbeit eingebunden und zum Erfolg motiviert sind

Skalierbare Standardisierung – wenn mehr als eine Person mit einer qualifizierten Aufgabe betraut ist, ist die Wahrscheinlichkeit einer Abweichung mit einer standardisierten Standardarbeitsanweisung geringer und es ist wahrscheinlich, dass ein Fehler schnell behoben wird.

Flexibilität – wenn ein Teammitglied krank oder plötzlich abwesend ist, können andere die Aufgaben neu verteilen und die Zuständigkeiten wechseln, um die Lücke nahtlos zu schließen

Nachteile von Cross-Training am Arbeitsplatz

Insgesamt ist Cross-Training eine sehr erfolgreiche und weit verbreitete Praxis. Allerdings gibt es auch einige Nachteile, die man beachten sollte. Die meisten dieser Nachteile lassen sich schnell beheben, wenn die Führungskräfte, die die Cross-Training-Maßnahme einführen, die notwendigen Recherchen und Vorplanungen durchgeführt haben.

Burnout der Mitarbeiter: Achten Sie darauf, dass Sie die Mitarbeiter, die sich auf die Cross-Training-Maßnahme freuen, nicht mit zu viel zusätzlicher Arbeit neben ihren sonstigen Aufgaben belasten, da dies zu Stress und Burnout führen könnte, was weder für den Mitarbeiter noch für den Arbeitgeber, der einen Ersatz einstellen müsste, von Vorteil ist.

Zu viele Generalisten – das ist vergleichbar mit dem Problem “zu viele Köche in der Küche”, und in dieser Küche gibt es nur Köche – keine Sous-Chefs oder Vorbereitungsköche! Mit anderen Worten: Sie können nicht jeden für alles ausbilden, daher sollten Sie bei der Entwicklung funktionsübergreifender Fähigkeiten die Zuständigkeiten strategisch überlappen. Ein Team funktioniert nur dann gut, wenn die Zuständigkeiten aufgeteilt UND geteilt werden, anstatt dass man sich auf den ersten Freiwilligen mit einer Idee stürzt.

Unangemessene Entlohnung für zusätzliche Arbeit – zumindest wird durch die übergreifende Ausbildung mehr Arbeit auf die Mitarbeiter zukommen, daher müssen Sie Ihre Auszubildenden angemessen entlohnen. Ganz gleich, ob es sich dabei um eine Gehaltserhöhung, eine Änderung des Titels oder sogar eine Beförderung handelt, es wird sicherstellen, dass sich Ihre Mitarbeiter für ihre zusätzlichen Bemühungen nicht betrogen fühlen.

Verwirrung bei den Zuständigkeiten: Schaffen Sie ein einheitliches System für die Weitergabe von Aufgaben als offizielle Zuständigkeiten, sobald die Auszubildenden ihre Ausbildung abgeschlossen haben, damit die Arbeitsbelastung klar verteilt ist und die Aufgaben nicht durch die Maschen fallen.

Wie man einen Cross-Training-Plan umsetzt

Die Erstellung eines Cross-Trainingsprogramms ist einfach, erfordert aber eine Menge Brainstorming. Die Grundsätze einer Multiskilling-Management-Strategie sind recht einfach zu verstehen, aber es gibt so viele Faktoren zu beachten, dass man ohne eine geeignete visuelle Planungs-Checkliste zwangsläufig mindestens einen oder zwei vergisst.

Keine Angst – die folgenden Ressourcen werden Ihnen helfen, sich zu organisieren.

Zu vermeidende Fallstricke beim Cross-Training

Gehen Sie in jeder wichtigen Phase des Trainingsprozesses auf diese Liste möglicher Fallstricke zurück, um sich an Ihre Ziele und verbesserungswürdigen Bereiche zu erinnern:

Kennen Sie Ihr Team individuell – bevor Sie Cross-Training-Programme einführen, müssen Sie Ihre Teammitglieder individuell kennen, einschließlich der Art und Weise, wie sie am besten arbeiten und über welche Nischenkenntnisse sie verfügen. Einige Teammitglieder können sich durch kumulatives Multitasking auszeichnen, während andere am besten lernen, indem sie sich durch ein paar Trainingseinheiten durchpowern.

Standardisierung – stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur Stammeswissen weitergeben, sondern es für zukünftige Projekte durch SOPs standardisieren

Strategische Verringerung der Arbeitsbelastung – während der Ausbildung müssen die Arbeitnehmer von ihren Routineaufgaben entlastet werden, damit sie sich auf das Lernen konzentrieren können

Wachstum kommunizieren – klar kommunizieren, dass Cross-Training NICHT der erste Schritt zu Massenentlassungen oder Personalabbau ist

Wertschätzung und Belohnung – erkennen Sie die zusätzlichen Investitionen in neue Fähigkeiten von Spitzenkräften an, indem Sie sie befördern oder höher vergüten.

Berücksichtigen Sie den beruflichen Werdegang – betrachten Sie die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter über einen langfristigen Zeitraum. Es wäre nicht sinnvoll, einen angehenden Analysten in der Personalabteilung auszubilden, wenn er in einem Bereich geschult werden könnte, der seinen Karrierezielen eher entspricht, wie Datenarchitektur oder Strukturkodierung.

Seien Sie spezifisch – erstellen Sie einen spezifischen Lernplan für alle Teammitglieder und verfolgen Sie die Fortschritte, um sicherzustellen, dass sich niemand verloren fühlt.

Diese Aufzählungspunkte unterscheiden sich von der nachstehenden Checkliste, weil sie nie wirklich “abgehakt” werden, sondern als Überlegungen zur kontinuierlichen Verbesserung dienen, während sich Ihr Plan für die übergreifende Qualifizierung im Laufe der Zeit entwickelt.

WERKZEUGE IN DER PRAXIS: Checkliste für die Planung von Cross-Training

Nun, da Sie die Ziele Ihres Cross-Trainingsplans festgelegt haben, müssen Sie alle Details im Auge behalten (und es gibt viele zu beachten!). Verwenden Sie diese Checkliste für Cross-Training, um sicherzustellen, dass Sie die Richtlinien des Projekts sorgfältig beachtet haben, und haken Sie jeden Schritt ab, wenn Sie ihn erledigt haben.

Checkliste Cross-Training
WER ist förderfähig?

Was sind die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme?
Falls förderfähig, ist die Ausbildung freiwillig oder obligatorisch?
Wie sieht das Verwaltungsverfahren für die An- und Abmeldung von der Ausbildung aus?
WELCHE Art von Schulung erhalten die Mitarbeiter?

Kurse, Zertifizierungen oder Stammeswissen?
WANN wird die Ausbildung beginnen und enden?

Ermittlung der mittelfristigen und langfristigen Ziele der Arbeitnehmer
Erstellung von Wochen- und Monatsplänen für Schnellkurse
WO können Sie Qualifikationsdefizite feststellen?

Durchführung einer TNA (Analyse des Ausbildungsbedarfs)
Kapital aus Ideen und Freiwilligen schlagen
WIE werden die Mitarbeiter ihre Ausbildung absolvieren?

Werden Sie Online-Kurse oder interne Schulungen anbieten?
Erstellen Sie Ihr eigenes Schulungsmaterial oder vergeben Sie es extern?
Wird sie intern (während der Bürozeiten) oder extern (bezahlte Wochenenden/Überstunden) verwaltet?
Eine Trainingsbedarfsanalyse (TNA) ist ein hilfreiches Instrument, um den Lebenszyklus eines neuen Trainingsprozesses in der Entwicklung zu verfolgen. Diese Analysen können je nach Schwerpunktbereich sehr unterschiedlich ausfallen, gliedern sich aber in der Regel in vier verschiedene Schritte.

Geschäftsplan festlegen – was Sie tun wollen und wie
Identifizieren Sie Leistungsziele – wie Sie Erfolg und Misserfolg messen werden
Erkennen Sie Qualifikationsdefizite – schauen Sie sich die Qualifikationen an, mit denen Sie arbeiten müssen
Einführung einer neuen standardisierten Lösung – Implementierung eines kohärenten Prozesses mit Kontrollen und Abgleichungen, um neue kontrollierte SOPs zu gewährleisten
Diese vier Schritte können je nach den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens weiter ausgeführt werden. Sie können also so detailliert oder spärlich sein, wie Sie es wünschen, solange die Schritte zum Erfolg in die oben genannten vier Kategorien unterteilt sind.

TOOLS IN PRACTICE: Vorlage für eine Cross-Training-Matrix

Der beste Weg, um die Umsetzung des Cross-Trainings zu überwachen, ist die Verfolgung der Ergebnisse in einer Cross-Training-Matrix. Die folgende Vorlage ist ein Beispiel für eine dieser Matrizen.

Sie können Ihre eigene Vorlage erstellen, indem Sie ein Raster wie das folgende verwenden, in dem die y-Achse alle Ihre Mitarbeiter auflistet und die Spalten entlang der x-Achse sich auf die verschiedenen am Arbeitsplatz benötigten Fähigkeiten beziehen. Wenn der Einzelne in seinen Fähigkeiten wächst und sich weiterbildet, wird sein Fortschritt in der Tabelle markiert, so dass das angestrebte Ziel sofort erkennbar ist.

Gehen wir gemeinsam durch diese beispielhafte Cross-Training-Matrix:

Auf den ersten Blick sieht es so aus, als ob Janet, die in ihren letzten Berichten hervorragende Arbeit geleistet hat, dazu ausgebildet wird, ein spezielles Projekt zu leiten und bei der Codierung zu helfen, wenn Hank damit allein überfordert ist.
Hank ist geschickt im Schreiben von Skripten und im Ausfüllen von Gehaltslisten, also hat er einige Anweisungen zum Sammeln von Informationen für die Berichterstattung erhalten.
Glen ist für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig, möchte sich aber weiterbilden und wird daher für ein anderes spezielles Budgetierungsprojekt in der Buchhaltung ausgebildet.
Schließlich hat Mary viele Berichte erstellt, und zwischen den vierteljährlichen Zyklen hat sie bei Back-End-Skripten mitgeholfen und gerade eine Schulung für die Gehaltsabrechnung begonnen.
Natürlich sind die Vorlagen in der Regel umfangreicher und komplexer als diese, und Sie benötigen möglicherweise mehrere verschiedene Vorlagen, z. B. einige für die Fortschrittskontrolle und andere für die Planung von Sitzungen oder Schulungen.

Vergessen Sie nicht, es einfach zu halten. Sinn und Zweck der Matrix ist es, einen Überblick zu geben. Wenn Sie mehr Informationen in eine Matrix packen müssen, dann bewerten Sie, welche Einschränkungen Sie messen müssen, und erwägen Sie die Verwendung mehrerer Vorlagen für die jeweiligen Aufgaben.

Cross-Training is an important management tool for both individual and team development. If you’ve ever worked at an understaffed business, you’re probably familiar with having to cover other coworkers’ responsibilities when they are absent or overloaded—but there’s a better way!

Cross-training as a business methodology has evolved far past the point where it was the equivalent of training all associates how to use the cash register when not restocking, for example. Developing employee skills in overlapping areas is best practice for ensuring interdepartmental flow.

Carefully planned cross-training scheduling standardizes flexibility within the workplace AND implements it in ways that help the overall bottom line and individual employee satisfaction. By using a few key tools and techniques, you can develop a highly adaptable, multiskilled workforce eager for any new challenge.

This definition will take a look at the concept, including the benefits and disadvantages of cross-training as a principle, and then explore some practical tools from checklists to matrices.

KEY TAKEAWAYS

Develops employee skills in alternate departments for overall team flexibility

Tools include cross-training checklists and matrix templates

A Training Needs Analysis (TNA) can identify skills gaps

What is Cross-Training

Business Methodologies That Use Cross-Training

Cross-training employees is a pretty universally-applied technique in the larger business world, but it is especially foundational to the following business and management methodologies:

Cellular Manufacturing — a Lean Manufacturing subset that prioritizes quick production with as little waste as possible by grouping production cells or stations
Job Rotation — the systematic movement of employees among departments to avoid burnout and redundancy from day to day
Agile Manufacturing — a Lean methodology that focuses on fast customer response time within the production cycle
Just-in-Time Manufacturing — a production model that employs pull cycles rather than push cycles in order to meet demand with little waste
Of course, while cross-training can be implemented alongside any other management system, these four methodologies have multiskilling at the foundational level, as they build upon a lean and efficient organizational approach around production cycle time.

Benefits of Cross-Training in the Workplace

There are so many benefits of cross-training employees that business leaders are continually finding new perks once developing employee capabilities and skills. Here are the most common benefits that come from cross-training in the workplace:

Lower costs — by instilling your preferred skill sets into your current workforce and then promoting from within, you can save money otherwise spent on onboarding new hires

Adaptability — a team with well-designed cross-training can adapt to changes in schedule or production more quickly because the required work falls under more than one person’s preview

Improve morale — by recognizing the value in abstract problem-solving and uncommon solutions, you strengthen your team’s confidence in itself

Smoother workflow — by focusing on the team’s success through individual attention, others will see the increase in communication and collaboration and do the same

Targeted opportunities — identifying employees to promote for future managerial projects becomes easier because cross-training is a test run of their capabilities

Stronger collaboration — your entire team’s interactions are strengthened because of a necessary increase in interdepartmental awareness as new skills are learned

Breeds motivation — workers experience extended motivation between tasks because they can take breaks in-between activities

Better direct feedback — a network of cross-skilled employees leads to more distributed, straightforward feedback about different types of tasks

Decreased absenteeism — many businesses have reported that absenteeism decreases with cross-skilling plans, presumably since workers are more integrated with their work and driven to succeed

Scalable standardization — with more than one person assigned to a skilled task, there is less chance of variability with a standardized SOP and it is likely a mistake will be quickly fixed

Flexibility — if a team member is sick or suddenly absent, others can rearrange tasks and rotate responsibilities to seamlessly cover the gap

Disadvantages of Cross-Training in the Workplace

Overall, cross-training is a vastly successful and common practice. However, there are definitely some disadvantages to be aware of. Most of these disadvantages are swiftly resolved if the executives who are introducing the cross-training have done the necessary research and pre-planning.

Employee burnout — be careful not to overload employees excited about cross-training with too much additional work aside from their other duties, as this could lead to stress and burnout, which is neither beneficial for the employee nor the employer who would have to hire a replacement.

Too many generalists — this is akin to the problem of “too many cooks in the kitchen,” and this kitchen only has chefs—no sous chefs or prep cooks! In other words, you can’t train everyone to do everything, so when developing cross-functional skills, overlap responsibilities strategically. A team only works well when responsibilities are divided AND shared, instead of dropped for the first volunteer with an idea.

Mismatched compensation for added work — at the very least, cross-training will add more work onto employees, so you must compensate your trainees appropriately. Whether that compensation is a pay raise or a title change or even a promotion in seniority, it will ensure that your employees don’t feel cheated for their extra efforts.

Confusion around responsibilities — create a consistent system of passing off tasks as official responsibilities once trainees have completed their training, so that there is a clear division of workload and tasks don’t fall through the cracks.

How to Implement a Cross-Training Plan

Creating a cross-training regimen is straightforward, but it does involve a hefty amount of brainstorming. The principles behind a multiskilling management strategy are fairly easy to comprehend, but there are so many factors to keep in mind that without a proper visual planning checklist, you are bound to forget at least one or two.

Fear not — the resources below will help you get organized.

Pitfalls to Avoid When Cross-Training

At every major stage of the training process, return to this list of potential pitfalls to remind yourself of your goals and areas for improvement:

Know your team individually — before implementing cross-training programs, you have to know your team members individually, including how they work best and which areas of niche knowledge they may hold. Some team members may excel at cumulative multitasking whereas others may learn best by powering through a couple training sessions

Uphold standardization — ensure you’re not just passing around tribal knowledge, you’re standardizing it for future projects through SOPs

Decrease workloads strategically — while training, workers will need a decrease in their routine tasks so they can concentrate on learning

Communicate growth — clearly communicate that cross-training is NOT the first step of mass layoffs or downsizing

Recognize and reward value — recognize the added investment of new skills in top-performing employees by giving promotions or higher compensation

Consider career trajectories — consider development of your employees over a long-term time period. It wouldn’t make sense to cross-train a budding analyst in HR when they could be cross-trained in something more aligned with their career goals, like data architecture or structural coding

Be specific — outline a specific learning schedule for all team members and keep track of progress to make sure no one feels lost

These bullet points are different from the checklist below because they aren’t ever really “checked off”, they are continuous improvement considerations as your cross-skilling plan develops over time.

TOOLS IN PRACTICE: Cross-Training Planning Checklist

Okay, so now that you’ve finalized the goals of your cross-training plan, you need to keep an eye on all the details (and there are many to monitor!). Use this cross-training checklist to ensure you have done due diligence to the project’s guidelines, and check off each step as you complete it.

Cross-Training Checklist
WHO is eligible?

What are the conditions of eligibility?
If eligible, will training be voluntary or mandatory?
What is the administrational process of opting in and out of training?
WHAT type of training will employees receive?

Courses, certifications, or tribal knowledge?
WHEN will training begin and end?

Identify workers’ mid-term and long-term goals
Create weekly and monthly schedules for fast-track training
WHERE can you identify skills gaps?

Complete a TNA (training needs analysis)
Capitalize on ideas & volunteers
HOW will employees learn their training?

Will you provide online courses or in-house training?
Are you creating your own training materials, or outsourcing?
Is it administered internally (during office hours) or externally (paid weekends/overtime)?
A Training Needs Analysis (TNA) is a helpful tool for tracking the life cycle of a new training process in development. These analyses can vary greatly depending on the areas of focus, but tend to divide the work into four distinct steps.

Identify business plan — what you are trying to do and how
Identify performance goals — how you will measure success versus failure
Identify skills gaps — look at the skill sets you have to work with
Establish new standardized solution — implement cohesive process with checks & balances to ensure new controlled SOPs
These four steps can be further explored according to one’s unique business needs, so feel free to make it as detailed or sparse as you prefer, as long as the steps to success are broken down into the above four categories.

TOOLS IN PRACTICE: Cross-Training Matrix Template

The best way to keep on top of your cross-training implementation is to track the results on a cross-training matrix. The template below is an example of one of these matrices.

You can create your own template using a grid like the one below, where the y axis column lists all of your employees, and the columns along the x axis refer to different skill sets needed in the workplace. As individuals grow in their skills and receive further training, their progress is marked in the chart for instant visual recognition of the intended goal.

Let’s walk through this example cross-training matrix together:

At first glance, it looks like Janet, having done excellent with her recent reports, is being trained to help lead a special project and to help with coding when it gets too overwhelming for Hank to do alone.
Hank is deft at writing scripts and completing payroll, so he’s been given some direction about gathering info for reporting.
Glen does payroll but he’s wanting to branch out, so he’s being trained for another special budgeting project in the accounting department.
Finally, Mary has done lots of reporting, and in-between quarterly cycles, she has been helping out with back-end scripts and has just started to receive training for payroll.
Of course, templates are usually larger and more complex than this one, and you may need several different templates, some for tracking progress and others for scheduling meetings or training sessions, for example.

Don’t forget to keep it simple. The whole purpose of the matrix is a visual-at-a-glance. If you need to stuff more information into a matrix, then evaluate which constraints you need to measure and consider using several templates for respective tasks.