クロストレーニングは、個人とチームの両方の発展のために重要なマネジメントツールです。 人手不足の企業で働いたことがある人なら、同僚が休んだり負担がかかったりしたときに、他の同僚の仕事をカバーしなければならないことをよくご存じでしょうが、もっといい方法があります！
ビジネス手法としてのクロストレーニングは、例えば「補充をしないときは、レジの使い方を全社員に教える」というようなものから、はるかに進化しています。 重複する領域で従業員の能力を開発することは、部門間の流れを確保するためのベストプラクティスです。
慎重に計画されたクロストレーニングスケジューリングは、職場内の柔軟性を標準化し、全体の収益と従業員個人の満足度に貢献する方法で実施されます。 いくつかの重要なツールやテクニックを使うことで、高い適応力を持ち、どんな新しいチャレンジにも対応できるマルチスキルな人材を育成することができます。
この定義では、原則としてのクロストレーニングのメリットとデメリットを含め、コンセプトを概観し、チェックリストからマトリックスまで、いくつかの実用的なツールを探ります。
キーポイント
チーム全体の柔軟性を高めるために、別の部署で社員のスキルを開発する
ツールには、クロストレーニングチェックリストやマトリックステンプレートがあります。
トレーニングニーズ分析（TNA）により、スキルギャップを特定することができます。
クロストレーニングとは
クロストレーニングを活用したビジネスメソッド
クロストレーニングは、ビジネスの世界では普遍的な手法ですが、特に以下のようなビジネスやマネジメントの方法論の基礎となるものです：
セルラー・マニュファクチャリング – 生産セルやステーションをグループ化することで、できるだけ無駄を省いて素早く生産することを優先するリーン・マニュファクチャリングのサブセットです。
ジョブローテーション – 日々の燃え尽きや冗長性を避けるために、従業員を部門間で計画的に移動させること。
アジャイル・マニュファクチャリング – 生産サイクル内での迅速な顧客対応に重点を置くリーン生産方式
ジャストインタイム・マニュファクチャリング – 需要を無駄なく満たすために、プッシュサイクルではなく、プルサイクルを採用した生産モデル。
もちろん、クロストレーニングは他のマネジメントシステムと並行して実施することができますが、これら4つの方法論は、生産サイクルタイムを中心としたリーンで効率的な組織アプローチを基盤としているため、マルチスキルが基礎レベルになっています。
職場におけるクロストレーニングのメリット
クロストレーニングのメリットは非常に多く、ビジネスリーダーは従業員の能力やスキルを伸ばすことで、新たな特典を見つけ続けています。 ここでは、職場でのクロストレーニングによってもたらされる最も一般的なメリットを紹介します：
コスト削減 – 現在の従業員に好みのスキルを身につけさせ、内部から昇進させることで、新規採用のための費用を削減することができます。
適応性 – クロストレーニングがうまく機能しているチームは、必要な仕事が複数の人のプレビューに該当するため、スケジュールや生産の変更に迅速に対応することができます。
士気の向上 – 抽象的な問題解決や常識にとらわれない解決策に価値を見出すことで、チームへの信頼感を高めることができます。
ワークフローの円滑化 – 個々への配慮を通じてチームの成功に焦点を当てることで、他のメンバーもコミュニケーションとコラボレーションの増加を実感し、同じことをするようになります。
ターゲットとなる機会 – クロストレーニングで能力を試すことができるため、将来の管理職プロジェクトに昇格させる社員の特定が容易になります。
強力なコラボレーション – 新しいスキルの習得に伴い、部門間の意識が高まるため、チーム全体の相互作用が強化されます。
モチベーションの向上 – 作業の合間に休憩が取れるため、作業者のモチベーションが向上します。
より良いダイレクトフィードバック – クロススキルの従業員のネットワークは、異なるタイプのタスクに関するより分散された、ストレートなフィードバックをもたらします。
欠勤率の低下 – 多くの企業が、クロススキルアップの計画によって欠勤率が低下したと報告しています。
スケーラブルな標準化 – 熟練した仕事を複数の人が担当する場合、標準化されたSOPではばらつきが生じにくく、ミスがすぐに修正される可能性が高い。
柔軟性 – チームメンバーが病気や急な欠勤をした場合、他のメンバーがタスクを並べ替えたり、責任を交代したりすることで、そのギャップをシームレスにカバーすることができます。
職場におけるクロストレーニングのデメリット
全体として、クロストレーニングは膨大な成功を収め、一般的な手法となっています。 しかし、気をつけなければならないデメリットも確実に存在します。 これらのデメリットのほとんどは、クロストレーニングを導入する経営者が必要な調査と事前計画を行った場合、速やかに解決されます。
従業員の燃え尽き症候群 – クロストレーニングに期待する従業員に、他の業務とは別に過剰な追加業務を与えないように注意する。ストレスや燃え尽き症候群を引き起こす可能性があり、従業員にとっても、後任者を雇用しなければならない雇用主にとっても有益ではない。
これは「キッチンに料理人が多すぎる」という問題に似ていますが、このキッチンにはシェフしかおらず、スーシェフやプレパレーションコックはいません！ つまり、すべての人がすべてのことをできるように訓練することはできないので、クロスファンクショナルスキルを開発する場合は、戦略的に責任を重ねる。 チームは、アイデアを持った最初のボランティアに任せるのではなく、責任を分担して共有することで初めてうまく機能するのです。
追加された仕事に対する報酬の不一致 – 少なくとも、クロストレーニングは従業員の仕事を増やすことになるため、トレーニーに適切な報酬を与える必要があります。 その対価が昇給であれ、役職の変更であれ、あるいは年功序列の昇進であれ、従業員がその余分な努力に対して騙されたと感じることがないようにするためです。
責任の所在が不明確になる – トレーニング終了後、正式な責任として仕事を引き継ぐ一貫したシステムを構築することで、仕事量の分担を明確にし、仕事が滞ることがないようにします。
クロストレーニングプランの実施方法
クロストレーニングの方法は簡単ですが、ブレインストーミングが必要です。 マルチスキル・マネジメント戦略の原則は理解しやすいのですが、留意すべき要素が非常に多く、適切なビジュアルプランニングのチェックリストがなければ、少なくとも1つか2つは忘れてしまうでしょう。
以下の資料が、整理整頓に役立ちます。
クロストレーニングで避けるべき落とし穴
トレーニングの主要な段階ごとに、この落とし穴のリストに戻って、自分の目標と改善点を思い出してください：
チームを知る – クロストレーニング・プログラムを実施する前に、チームメンバーの個性を知る必要があります。例えば、どのように仕事をするのがベストなのか、どのようなニッチな知識を持っているのかなどです。 マルチタスクが得意なメンバーもいれば、トレーニングに集中することが得意なメンバーもいます。
標準化の徹底 – 部族の知識をただ受け継ぐのではなく、SOPを通じて将来のプロジェクトのために標準化する。
戦略的に仕事量を減らす – トレーニング中は、学習に集中できるように、日常業務を減らす必要があります。
成長を伝える – クロストレーニングは大量解雇やダウンサイジングの第一歩ではないことを明確に伝える。
価値を認め、それに報いる – 昇進や高い報酬を与えることで、優秀な従業員の新しいスキルの追加投資を認める
キャリアの軌跡を考える – 長期的な時間軸で社員の育成を考える。 データアーキテクチャや構造コーディングなど、よりキャリアゴールに近い分野でクロストレーニングを受けることができるのに、新進のアナリストを人事部でクロストレーニングするのは意味がないだろう
具体的に – チームメンバー全員に具体的な学習スケジュールを示し、進捗状況を把握することで、誰も迷うことがないようにします。
これらの箇条書きは、以下のチェックリストとは異なり、決して「チェックオフ」されるものではなく、クロススキルアッププランが時間をかけて発展していく中で、継続的に改善するための考慮事項だからです。
TOOLS IN PRACTICE：クロストレーニング計画チェックリスト
さて、クロストレーニングの目標が決まったところで、次は細部に目を配る必要があります（監視すべき点はたくさんあります！）。 このクロストレーニングチェックリストを使用して、プロジェクトのガイドラインに十分な注意を払ったことを確認し、各ステップを完了するごとにチェックを入れてください。
クロストレーニングチェックリスト
対象者は？
応募資格の条件は？
対象となる場合、トレーニングは任意か強制か？
トレーニングのオプトイン、オプトアウトの事務処理はどうなっているのでしょうか？
社員はどのようなトレーニングを受けるのでしょうか？
コース、資格、それとも部族的な知識？
トレーニングはいつ始まり、いつ終わるのですか？
ワーカーの中長期的な目標を把握する
週次、月次のスケジュールを作成し、速成トレーニングを行う。
スキルギャップを特定できるのはどこ？
TNA（トレーニングニーズ分析）を完成させる
アイデアとボランティアを生かす
社員はどのようにトレーニングを学ぶのでしょうか？
オンラインコースや社内トレーニングは提供されるのでしょうか？
トレーニング教材は自社で作成しているのか、それとも外注しているのか？
社内（営業時間内）で管理されているのか、社外（有給の週末・時間外）で管理されているのか。
トレーニングニーズ分析（TNA）は、開発中の新しいトレーニングプロセスのライフサイクルを追跡するのに役立つツールです。 これらの分析は、注目する分野によって大きく異なりますが、4つの明確なステップに分かれていることが多いようです。
ビジネスプランの明確化 – 何をどのようにしようとしているのか？
パフォーマンス・ゴールの特定 – 成功と失敗をどのように測定するのか。
スキルギャップの特定 – スキルセットに注目する
新しい標準化されたソリューションの確立 – 新しい管理されたSOPを確実にするために、チェック＆バランスを備えた結束したプロセスを実装します。
この4つのステップは、それぞれのビジネスニーズに応じてさらに掘り下げることができますので、成功へのステップが上記の4つのカテゴリーに分類されるのであれば、細かくても疎くても自由に作っていただいて結構です。
TOOLS IN PRACTICE：クロストレーニング・マトリックス・テンプレート
クロストレーニングの実施状況を把握する最善の方法は、クロストレーニングのマトリックスで結果を追跡することです。 以下のテンプレートは、これらのマトリックスの一例です。
Y軸の列は全従業員、X軸の列は職場で必要とされるさまざまなスキルセットを表しています。 また、個人のスキルアップやトレーニングが進むと、その進捗がチャートに表示され、目標が一目で分かるようになっています。
この例のクロストレーニングマトリクスを一緒に見ていきましょう：
一見すると、最近のレポートで優秀な成績を収めたジャネットが、特別なプロジェクトのリーダーとして、またハンク一人では手に負えなくなったコーディングの手伝いをするために訓練を受けているように見えます。
ハンクは原稿を書いたり、給与計算をしたりするのが得意なので、報告のための情報収集についてはある程度指示されています。
グレンは給与計算を担当していますが、手を広げたいということで、経理部で別の特別な予算編成のプロジェクトのためにトレーニングを受けていますよ。
最後に、メアリーは多くのレポートを作成し、四半期サイクルの合間にはバックエンドのスクリプトを手伝い、給与計算のトレーニングを受け始めたばかりです。
もちろん、テンプレートは通常これよりも大きく複雑であり、例えば進捗状況を把握するためのテンプレートと、会議やトレーニングセッションのスケジュール管理用のテンプレートなど、いくつかの異なるテンプレートが必要になることもあります。
シンプルにすることを忘れないでください。 マトリックスの目的は、一目瞭然のビジュアルです。 より多くの情報をマトリックスに詰め込む必要がある場合は、どの制約を測定する必要があるかを評価し、それぞれのタスクに対して複数のテンプレートを使用することを検討します。
