La formation croisée est un outil de gestion important pour le développement des individus et des équipes. Si vous avez déjà travaillé dans une entreprise en sous-effectif, vous savez probablement que vous devez assumer les responsabilités des autres collègues lorsqu’ils sont absents ou surchargés, mais il existe une meilleure solution !
La formation croisée en tant que méthodologie commerciale a évolué bien au-delà du moment où il s’agissait de former tous les associés à l’utilisation de la caisse enregistreuse lorsqu’il n’y avait pas de réapprovisionnement, par exemple. Le développement des compétences des employés dans les domaines qui se chevauchent est la meilleure pratique pour assurer la fluidité entre les services.
Une planification minutieuse de la formation polyvalente normalise la flexibilité sur le lieu de travail ET la met en œuvre de manière à améliorer les résultats globaux et la satisfaction individuelle des employés. En utilisant quelques outils et techniques clés, vous pouvez développer une main-d’œuvre hautement adaptable et polyvalente, prête à relever tout nouveau défi.
Cette définition examinera le concept, y compris les avantages et les inconvénients de la formation croisée en tant que principe, et explorera ensuite certains outils pratiques, des listes de contrôle aux matrices.
PRINCIPAUX ENSEIGNEMENTS
Développe les compétences des employés dans d’autres services pour assurer la flexibilité de l’équipe dans son ensemble.
Les outils comprennent des listes de contrôle pour la formation croisée et des modèles de matrice.
Une analyse des besoins en formation (TNA) permet d’identifier les lacunes en matière de compétences.
Qu’est-ce que la formation croisée ?
Méthodologies d’entreprise qui utilisent la formation croisée
La formation croisée des employés est une technique assez universellement appliquée dans le monde des affaires, mais elle est particulièrement fondamentale pour les méthodologies d’entreprise et de gestion suivantes :
Fabrication cellulaire – un sous-ensemble de fabrication allégée qui donne la priorité à une production rapide avec le moins de déchets possible en regroupant des cellules ou des stations de production.
Rotation des emplois – le mouvement systématique des employés entre les départements afin d’éviter l’épuisement et la redondance d’un jour à l’autre.
Fabrication agile – une méthodologie Lean qui met l’accent sur la rapidité de la réponse au client dans le cadre du cycle de production.
Fabrication juste à temps – modèle de production qui utilise des cycles de traction plutôt que des cycles de poussée afin de répondre à la demande en limitant le gaspillage.
Bien entendu, si la formation polyvalente peut être mise en œuvre parallèlement à tout autre système de gestion, ces quatre méthodologies ont la polyvalence pour fondement, car elles s’appuient sur une approche organisationnelle allégée et efficace de la durée du cycle de production.
Les avantages de la formation polyvalente sur le lieu de travail
Les avantages de la formation polyvalente sont si nombreux que les chefs d’entreprise ne cessent de trouver de nouveaux avantages à développer les capacités et les compétences de leurs employés. Voici les avantages les plus courants de la formation polyvalente sur le lieu de travail :
Réduction des coûts – en inculquant vos compétences préférées à vos employés actuels et en les promouvant à l’interne, vous pouvez économiser de l’argent qui serait autrement consacré à l’intégration de nouveaux employés.
Adaptabilité – une équipe ayant bénéficié d’une formation polyvalente bien conçue peut s’adapter plus rapidement à des changements de calendrier ou de production, car le travail requis relève de la compétence de plusieurs personnes.
Améliorer le moral – en reconnaissant la valeur de la résolution de problèmes abstraits et de solutions inhabituelles, vous renforcez la confiance de votre équipe en elle-même.
Un flux de travail plus fluide – en se concentrant sur la réussite de l’équipe grâce à une attention individuelle, les autres verront l’amélioration de la communication et de la collaboration et feront de même.
Opportunités ciblées – il est plus facile d’identifier les employés à promouvoir pour de futurs projets de gestion, car la formation polyvalente permet de tester leurs capacités.
Une collaboration plus forte – les interactions de l’ensemble de votre équipe sont renforcées grâce à une prise de conscience interdépartementale nécessaire au fur et à mesure de l’acquisition de nouvelles compétences.
Motivation – les travailleurs sont plus motivés entre les tâches parce qu’ils peuvent faire des pauses entre les activités.
Un meilleur retour d’information direct – un réseau d’employés aux compétences multiples permet un retour d’information plus distribué et plus direct sur les différents types de tâches.
Diminution de l’absentéisme – de nombreuses entreprises ont signalé que l’absentéisme diminuait avec les plans de compétences transversales, probablement parce que les travailleurs sont mieux intégrés dans leur travail et plus motivés pour réussir.
Normalisation évolutive – lorsque plusieurs personnes sont affectées à une tâche qualifiée, le risque de variabilité est moindre avec une procédure normalisée et il est probable qu’une erreur sera rapidement corrigée.
Flexibilité – si un membre de l’équipe est malade ou soudainement absent, les autres peuvent réorganiser les tâches et faire tourner les responsabilités pour combler le vide.
Inconvénients de la formation croisée sur le lieu de travail
Dans l’ensemble, la formation croisée est une pratique courante et couronnée de succès. Cependant, il y a des inconvénients dont il faut être conscient. La plupart de ces inconvénients sont rapidement résolus si les cadres qui introduisent la formation croisée ont effectué les recherches et la planification préalables nécessaires.
Épuisement des employés – veillez à ne pas surcharger les employés enthousiastes à l’idée d’une formation polyvalente en leur donnant trop de travail en plus de leurs autres tâches, car cela pourrait entraîner du stress et un épuisement, ce qui n’est bénéfique ni pour l’employé, ni pour l’employeur qui devrait embaucher un remplaçant.
Trop de généralistes – cela s’apparente au problème de « trop de cuisiniers dans la cuisine », et cette cuisine n’a que des chefs – pas de sous-chefs ni de cuisiniers préparateurs ! En d’autres termes, vous ne pouvez pas former tout le monde à tout faire. Par conséquent, lorsque vous développez des compétences transversales, chevauchez les responsabilités de manière stratégique. Une équipe ne fonctionne bien que lorsque les responsabilités sont divisées ET partagées, au lieu d’être abandonnées au premier volontaire qui a une idée.
Rémunération inadéquate pour le travail supplémentaire – au minimum, la formation croisée ajoutera du travail aux employés, vous devez donc rémunérer vos stagiaires de manière appropriée. Qu’il s’agisse d’une augmentation de salaire, d’un changement de titre ou même d’une promotion à l’ancienneté, vos employés ne se sentiront pas floués pour leurs efforts supplémentaires.
Confusion autour des responsabilités – créez un système cohérent de transmission des tâches en tant que responsabilités officielles une fois que les stagiaires ont terminé leur formation, afin que la charge de travail soit clairement répartie et que les tâches ne passent pas entre les mailles du filet.
Comment mettre en œuvre un plan de formation croisée
La création d’un programme d’entraînement croisé est simple, mais elle nécessite une bonne dose de réflexion. Les principes qui sous-tendent une stratégie de gestion de la polyvalence sont assez faciles à comprendre, mais il y a tellement de facteurs à garder à l’esprit que, sans une liste de contrôle visuelle appropriée, vous êtes certain d’en oublier au moins un ou deux.
N’ayez crainte, les ressources ci-dessous vous aideront à vous organiser.
Les pièges à éviter lors d’une formation croisée
À chaque étape importante du processus de formation, revenez à cette liste de pièges potentiels pour vous rappeler vos objectifs et les domaines à améliorer :
Connaître son équipe individuellement – avant de mettre en œuvre des programmes de formation croisée, il faut connaître les membres de son équipe individuellement, y compris la façon dont ils travaillent le mieux et les domaines de connaissances spécialisés qu’ils peuvent détenir. Certains membres de l’équipe peuvent exceller dans le multitâche cumulatif, tandis que d’autres apprendront mieux en suivant quelques sessions de formation.
Soutenir la normalisation – s’assurer que l’on ne se contente pas de transmettre des connaissances tribales, mais qu’on les normalise pour les projets futurs à l’aide de procédures opérationnelles normalisées.
Diminuer la charge de travail de manière stratégique – pendant la formation, les travailleurs auront besoin d’une diminution de leurs tâches routinières afin de pouvoir se concentrer sur l’apprentissage.
Communiquer sur la croissance – indiquer clairement que la formation polyvalente n’est PAS la première étape d’un licenciement collectif ou d’une réduction d’effectifs.
Reconnaître et récompenser la valeur – reconnaître l’investissement supplémentaire que représentent les nouvelles compétences des employés les plus performants en leur accordant des promotions ou une rémunération plus élevée.
Tenez compte des trajectoires de carrière – envisagez le développement de vos employés sur une longue période. Il serait absurde de former un analyste en herbe dans le domaine des ressources humaines alors qu’il pourrait être formé dans un domaine plus en phase avec ses objectifs de carrière, comme l’architecture des données ou le codage structurel.
Soyez précis – définissez un calendrier d’apprentissage spécifique pour tous les membres de l’équipe et suivez les progrès réalisés afin de vous assurer que personne ne se sent perdu.
Ces points sont différents de la liste de contrôle ci-dessous parce qu’ils ne sont jamais vraiment « cochés », mais constituent des considérations d’amélioration continue au fur et à mesure que votre plan de compétences croisées se développe au fil du temps.
OUTILS EN PRATIQUE : Liste de contrôle pour la planification de la formation polyvalente
Maintenant que vous avez défini les objectifs de votre programme d’entraînement croisé, vous devez surveiller tous les détails (et il y en a beaucoup !). Utilisez cette liste de contrôle pour vous assurer que vous avez bien respecté les lignes directrices du projet et cochez chaque étape au fur et à mesure que vous la complétez.
Liste de contrôle pour la formation croisée
QUI est éligible ?
Quelles sont les conditions d’éligibilité ?
Si elle est éligible, la formation sera-t-elle volontaire ou obligatoire ?
Quelle est la procédure administrative d’inscription et de désinscription à la formation ?
QUEL type de formation les employés recevront-ils ?
Cours, certifications ou connaissances tribales ?
QUAND la formation commencera-t-elle et se terminera-t-elle ?
Identifier les objectifs à moyen et long terme des travailleurs
Créer des calendriers hebdomadaires et mensuels pour une formation accélérée
Où pouvez-vous identifier les lacunes en matière de compétences ?
Réaliser une TNA (analyse des besoins en formation)
Capitaliser sur les idées et les volontaires
COMMENT les employés apprendront-ils leur formation ?
Allez-vous proposer des cours en ligne ou des formations en interne ?
Créez-vous vos propres supports de formation ou les externalisez-vous ?
Est-il administré en interne (pendant les heures de bureau) ou en externe (rémunéré les week-ends/heures supplémentaires) ?
L’analyse des besoins en formation (ABF) est un outil utile pour suivre le cycle de vie d’un nouveau processus de formation en cours de développement. Ces analyses peuvent varier considérablement en fonction des domaines concernés, mais tendent à diviser le travail en quatre étapes distinctes.
Identifier le plan d’entreprise – ce que vous essayez de faire et comment
Identifier les objectifs de performance – comment mesurer le succès par rapport à l’échec
Identifier les lacunes en matière de compétences – examiner les ensembles de compétences avec lesquels vous devez travailler
Établir une nouvelle solution normalisée – mettre en œuvre un processus cohérent avec des contrôles et des équilibres pour assurer le contrôle des nouvelles procédures opérationnelles normalisées.
Ces quatre étapes peuvent être approfondies en fonction des besoins particuliers de l’entreprise. N’hésitez donc pas à les détailler ou à les simplifier à votre guise, tant que les étapes de la réussite sont réparties dans les quatre catégories susmentionnées.
OUTILS EN PRATIQUE : Modèle de matrice de formation croisée
La meilleure façon de contrôler la mise en œuvre de la formation croisée est de suivre les résultats sur une matrice de formation croisée. Le modèle ci-dessous est un exemple de l’une de ces matrices.
Vous pouvez créer votre propre modèle à l’aide d’une grille comme celle présentée ci-dessous, où la colonne de l’axe des y énumère tous vos employés et les colonnes de l’axe des x font référence aux différents ensembles de compétences nécessaires sur le lieu de travail. Au fur et à mesure que les individus développent leurs compétences et reçoivent une formation complémentaire, leurs progrès sont marqués dans le tableau pour une reconnaissance visuelle instantanée de l’objectif visé.
Examinons ensemble cet exemple de matrice d’entraînement croisé :
À première vue, il semble que Janet, qui a obtenu d’excellents résultats lors de ses derniers rapports, soit formée à la direction d’un projet spécial et à l’aide au codage lorsque Hank est trop débordée pour s’en charger seule.
Hank est doué pour rédiger des scripts et remplir des fiches de paie, il a donc reçu des instructions sur la collecte d’informations pour la rédaction de rapports.
Glen s’occupe des fiches de paie, mais il souhaite élargir son champ d’action. Il est donc formé à un autre projet spécial de budgétisation au sein du service de comptabilité.
Enfin, Mary a rédigé de nombreux rapports et, entre les cycles trimestriels, elle a participé à l’élaboration de scripts d’arrière-plan et vient de commencer à suivre une formation sur la gestion des salaires.
Bien entendu, les modèles sont généralement plus grands et plus complexes que celui-ci, et vous pouvez avoir besoin de plusieurs modèles différents, certains pour le suivi des progrès et d’autres pour la programmation de réunions ou de sessions de formation, par exemple.
N’oubliez pas de rester simple. L’objectif de la matrice est d’offrir un aperçu visuel. Si vous avez besoin d’insérer plus d’informations dans une matrice, évaluez les contraintes que vous devez mesurer et envisagez d’utiliser plusieurs modèles pour les tâches respectives.
