Ein Standardarbeitsverfahren, besser bekannt als SOP, ist eine Reihe von Anweisungen für eine häufig durchgeführte Tätigkeit. Eine optimale Standardarbeitsanweisung muss einfach genug sein, um von den meisten Menschen verstanden zu werden, da sie zur Standardisierung von Aufgaben und zur Verbesserung der Qualitätskontrolle von Verwaltungsdetails erstellt wird. Es ist unter vielen anderen Namen bekannt, darunter Protokoll, Verhaltenskodex, Checkliste oder Verfahren.

SCHLUSSFOLGERUNGEN

SOP = standardisierte Anweisungen für eine häufig ausgeführte, gemeinsam genutzte Aufgabe

Beispiele sind Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Flussdiagramme, Regelwerke, Checklisten usw.

SOPs sind für die Sicherheit, den reibungslosen Arbeitsablauf und die Effizienz absolut entscheidend

Warum Sie SOPs brauchen

Brauchen Sie sie? Ich will Sie nicht beunruhigen, aber Sie benutzen sie bereits!

Selbst wenn Sie sich dessen nicht bewusst sind, funktioniert die ganze Welt auf der Grundlage angenommener Verfahrensstandards. Die meisten Menschen wissen zum Beispiel, wenn sie ein Geschäft betreten und einen Artikel auswählen, dass sie zur Kasse gehen und, wenn noch andere Kunden da sind, am Ende der Schlange warten müssen. Dies ist ein gegenseitiges Verständnis der “richtigen” aufeinanderfolgenden Handlungen, um ein optimal organisiertes Ergebnis zu erzielen, das in diesem Fall “einen Snack im Laden an der Ecke kaufen” wäre.

Nicht alle Standardarbeitsanweisungen sind jedoch ungeschriebene Absprachen oder müssen auf eine bestimmte Art und Weise gelehrt werden, um ein wirksames Instrument am Arbeitsplatz zu sein.

Denn seien wir ehrlich: Nicht alle Aufgaben müssen perfekt nach dem Protokoll erledigt werden. Wenn sich jemand in der Kassenschlange vor Ihnen vordrängelt, ist das zwar unhöflich, aber es stört nicht den gesamten Geschäftsbetrieb. Es kann sogar sein, dass es keine Auswirkungen hat, wenn es Ihnen nichts ausmacht, noch ein paar Minuten zu warten, und Sie es vorziehen, niemanden für sein schlechtes Verhalten zurechtzuweisen.

Andererseits sind einige SOPs sehr streng.

Nehmen wir das persönliche Brandschutzprotokoll “Stop, Drop, and Roll”. Wenn Sie die Reihenfolge dieser Aktionen durcheinander bringen, kann dies katastrophale, ja sogar tödliche Folgen haben; die Reihenfolge der Vorgänge ist von entscheidender Bedeutung und muss genau eingehalten werden.

Um nun auf ein relevantes Geschäftsbeispiel zu kommen: Die meisten Unternehmen verfügen über Standardarbeitsanweisungen (SOPs) für die Bearbeitung der Gehaltsabrechnung. Die Unternehmen wissen, dass die Bezahlung ihrer Mitarbeiter von größter Bedeutung ist, und deshalb müssen sie so genau und zeitnah wie möglich arbeiten. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder sein zugewiesenes Entgelt rechtzeitig erhält und dass im Falle von banktechnischen oder persönlichen Komplikationen etwaige Fehler oder Leistungsabweichungen sofort festgestellt und behoben werden können.

SOP Beispiele und Anwendungen

Es gibt so viele Beispiele für SOPs in allen Bereichen, vom Sicherheitsprotokoll über die Bedienung schwerer Maschinen bis hin zur Sauberkeit und Hygiene an gemeinsamen Arbeitsplätzen oder der Eingabe von Informationen in ein Softwaresystem.

Nehmen wir zum Beispiel die große Kategorie der Sicherheitsprotokolle. Im Folgenden finden Sie eine Liste von Sicherheits-SOPs, die die breite Palette der verfügbaren Vorlagen verdeutlichen soll.

Beispiele für Sicherheits-SOPs

Evakuierungsdiagramm – in großen Transportfahrzeugen wie Schiffen oder Zügen sind Evakuierungsdiagramme angebracht, die die sichersten Ausgänge und PSA für den Notfall angeben
Lebensmittelvorbereitung – sowohl Vorbereitungsköche als auch Chefköche müssen häufig ein Lebensmittelsicherheitszertifikat ablegen, das die ordnungsgemäße Lagerung von verderblichen Lebensmitteln und die vorgeschriebenen Temperaturen für Produkte, die im rohen Zustand gefährlich sind, umfasst.
COVID-Desinfektion – die Desinfektion gemeinsam genutzter Bereiche während COVID ist eine SOP, die auf undefinierte Weise begann (Bleichen aller Oberflächen, physische Distanzierung) und sich zu strengen SOP-Standards entwickelte, als die Krankheit bekannt wurde (ordnungsgemäße Luftfilterung, Flächendesinfektionsmittel und Abdecken, wenn nötig)
PSA und Schutzausrüstung – wenn Sie schon einmal eine Werkstatt oder eine Baustelle betreten haben, wissen Sie, dass SOPs, die Stahlkappenstiefel, Augenschutz und Schutzhelme vorschreiben, notwendig sind, um die Sicherheit der Arbeiter am Arbeitsplatz zu gewährleisten
Reinigung von Gefahrstoffen – wir alle haben in der Chemie gelernt, dass Säuren Basen neutralisieren und umgekehrt, wenn etwas verschüttet wird, und in Fertigungsbetrieben, die scharfe Chemikalien in der Produktion verwenden, gibt es noch kompliziertere Verfahren, um die sichere Reinigung von gefährlichen Abfällen zu gewährleisten
Medizinische Leistungen und chemische Exposition – ob bei einer Strahlenkrebsbehandlung oder einer Röntgenuntersuchung beim Zahnarzt, die Exposition gegenüber chemischen Stoffen ist in manchen medizinischen Fällen eine notwendige Maßnahme, und die richtige Verwendung von Geräten kann die Exposition für den Empfänger begrenzen
Gesetzliche Sicherheitsanforderungen – selbst wenn es keine direkten, sichtbaren Auswirkungen der gesetzlichen SOPs auf der Baustelle gibt, dienen die gesetzlichen Sicherheits-SOPs als Sicherheitsnetz, das sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber im Falle eines schweren Notfalls schützt.

Aber es gibt so viele verschiedene Arten von Standardarbeitsanweisungen. Wie kann ich erkennen, welche davon obligatorische Verfahren sind und welche nur hilfreiche Leitlinien darstellen?

Es ist wirklich oft eine Frage des Urteils, aber es gibt ein paar Dinge, die Ihnen helfen können, die Art von SOP, mit der Sie zu tun haben, zu kategorisieren:

Präzision – erfordert sie Exaktheit?
Wiederholung – muss dies jedes Mal auf dieselbe Weise geschehen?
Zeitrahmen – wie lange hat man Zeit, die SOP durchzuführen?
Wenn das betreffende Verfahren die Eingabe oder Markierung präziser Messwerte erfordert, dann handelt es sich um eine Standardarbeitsanweisung und nicht um einen Leitfaden.

Wenn das Verfahren eher eine schnelle Reaktion als eine strategische Bewertung erfordert, handelt es sich um eine Standardarbeitsanweisung und nicht um einen Leitfaden.

Wenn das Verfahren eine Variabilität von 0 % bei den durchgeführten Aktionen erfordert, handelt es sich eher um eine Standardarbeitsanweisung als um eine Richtlinie.

Außerdem ist es sehr wichtig, welche Art von Vorlage Sie für eine SOP wählen. Stellen Sie sich vor, “Stop, Drop, and Roll” wäre ein visuelles Flussdiagramm, das Sie sehen müssten, um es zu verstehen. Oder was würde passieren, wenn diese Anweisungen so standardisiert wären?

Eine Geschichte von zwei Brandschutzprotokollen

Sind Sie Feuer und Flamme?
Wenn ja, weiter zu Frage 2
Wenn nein, normal weitermachen
Ist es ein Fettbrand?
Wenn ja, überprüfen Sie den Index unter “Fett”.
Wenn nein, weiter zu Frage 3
Handelt es sich um einen elektrischen Brand?
Wenn ja, überprüfen Sie den Index unter “Elektrisch”.
Wenn nein, weiter zu Frage 4
Stopp, dann weiter zu Frage 5.
Gibt es Platz um Sie herum?
Wenn ja, “Verwerfen”
Wenn nein, nehmen Sie sich nicht mehr als zwei Sekunden Zeit, um an einen Ort zu gehen, den Sie “fallen lassen” können.
Drehen Sie sich um und gehen Sie dann zu Frage 7 über.
Brennt es noch?
Wenn ja, rollen Sie mehr herum
Wenn nein, auf Verbrennungen prüfen und Bereich sichern
Alternativ…

Stopp
Ablegen
Rolle
Anhand dieses Beispiels lässt sich leicht erkennen, wie das Format oder die Vorlage einer Standardarbeitsanweisung in der Praxis zum Erfolg oder Misserfolg führen kann. In diesem Fall ist die erste Standardarbeitsanweisung nutzlos, denn bis Sie jeden Schritt gelesen und beantwortet haben (und das unter großem Stress), sind Sie wahrscheinlich schon zu Staub zerfallen. Bei der konventionellen SOP ist die Anweisung schnell, verständlich und mit weniger Möglichkeiten der Fehlkommunikation als bei der früheren SOP.

SOP-Vorlage Beispiele

Es gibt so viele verschiedene Arten von SOPs, aber es gibt definitiv ein paar häufig verwendete Vorlagen, die aufgrund ihrer visuellen Attraktivität und ihres leicht verständlichen Formats funktionieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Diese SOPs sind wahrscheinlich die leseintensivsten, denn sie können manchmal ganze Lehrbuchkapitel umfassen! Bestimmte ausführliche, mehrstufige SOPs sind für eine hochqualifizierte, erfahrene Mannschaft in einem bestimmten Bereich optimiert. So könnte beispielsweise eine Arbeitsanweisung für die Datierung und Ablage verschiedener Dokumente erstellt werden, damit sie von jeder Abteilung leicht wiedergefunden werden können. Langwierige Arbeitsanweisungen wie die Bedienung schwerer Maschinen können eine Schulung oder Zertifizierung erfordern, da das Risiko eines Fehlers sehr hoch ist.

Schritt-für-Schritt-Anweisungen sind die gründlichsten aller SOPs, aber sie können auch am schwierigsten umzusetzen sein, weil es viel mehr Fehlerpunkte gibt, bei denen der Benutzer durch den nächsten Schritt verwirrt werden kann oder wegen unvollständiger Parameter nicht weiterkommt.

Ja/Nein Flussdiagramme

Ja/Nein- (oder Wenn/Dann-) Flussdiagramme eignen sich besonders gut für die Durchführung von Aufgaben mit bestimmten Arbeitsaufträgen. Denn Sie müssen nicht unbedingt das gesamte Verfahren verstehen, bevor Sie die ersten Schritte unternehmen. Diese Art von Standardarbeitsanweisungen sind bei mechanischen Routinearbeiten, Qualitätskontrollen sowie bei der Programmierung und Programmierung (insbesondere bei der Systemarchitektur) üblich.

Abschließende Checkliste

Wenn es nicht besonders wichtig ist, in welcher Reihenfolge die Schritte ausgeführt werden, könnte eine abschließende Checkliste eine gute SOP sein. Ein Beispiel für eine Checkliste wäre z. B. eine obligatorische Aufschlüsselung der Produkte, die in einen Versandcontainer oder einen Lastwagen geladen werden. Neben den Sicherheits- und Handhabungs-SOPs für das Verladen der Artikel kann am Ende eine abschließende Checklisten-SOP eingeführt werden, um zu überprüfen, ob alle erforderlichen Produkte im Versandprozess berücksichtigt wurden.

Die abschließenden Checklisten können auch dazu verwendet werden, subjektive Schlussfolgerungen zu ziehen, um den Bediener an all die Nebendetails zu erinnern, die leicht vergessen werden, aber keine Dateneingabe erfordern.

Akronyme/Mnemotechnik

In der Regel sind diese auf Einzeiler (oder ein Wort) beschränkt. Ein Beispiel dafür ist “KISS”, was für “Keep It Simple, Stupid” steht – ein gängiger Spruch, der gegen zu viel Nachdenken und Grübeln bei der Entscheidungsfindung helfen soll. Eine andere wäre die Eselsbrücke “ROY G BIV”, eine Gedächtnisstütze, um sich die Reihenfolge der Farben des Regenbogens (Rot, Orange, Gelb, Grün, Blau, Indigo, Violett) zu merken. Akronyme und Eselsbrücken sind Arten von Standardarbeitsanweisungen, die eng mit bewährten Praktiken verwandt sind, da sie kurze Erinnerungen an Details wie Arbeitsanweisungen (z. B. “I vor E, außer nach C”) oder allgemeine Sicherheitspraktiken (z. B. “Mit den Knien heben, nicht mit dem Rücken”) darstellen.

Wussten Sie, dass auch das ABC eine Gedächtnisstütze ist? Akronyme und Mnemotechniken eignen sich am besten für wichtige Informationen, die schnell abgerufen werden müssen, aber ansonsten wenig kognitives Verständnis erfordern.

Wie man SOPs schreibt

Was ist die Aufgabe, die erledigt werden muss, und was sind die Indikatoren für ihren Erfolg? Wie können Sie nachverfolgen, ob SOPs richtig oder falsch befolgt werden? Wenn ein “falsch” ausgeführter SOP beispielsweise bedeutet, dass ein Mausklick die Daten virtuell an einem ganz anderen Ort ablegt, kann man leicht annehmen, dass der SOP perfekt funktioniert, da keine “falschen” Einträge angezeigt werden. Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, wie der “richtige” SOP aussieht und wie “falsche” Einträge aussehen können, damit Sie den SOP-Rahmen später anhand des Outputs/Ergebnisses testen können.

Identifizieren Sie den Nutzerkreis der geplanten SOP. Daraus ergibt sich, wie detailliert und leicht verständlich die Standardarbeitsanweisungen sein müssen, damit sie optimal funktionieren. Wenn die Standardarbeitsanweisung nur von einem kleinen Team für einen bestimmten Zweck verwendet werden soll, kann sie eine Kurzschrift verwenden, die diesen Fachleuten vertraut ist. Wenn die Standardarbeitsanweisungen für einen großen Teil der Belegschaft gelten sollen, wie z. B. das richtige Verfahren für das Ein- und Ausstempeln der Schicht, dann müssen sie so gestaltet werden, dass sie für alle zugänglich sind, was das Potenzial für Leistungsschwankungen begrenzt.

Welcher visuelle und informatorische Stil ist für den Zweck der SOP am besten geeignet? Ein Beispiel von oben: Der SOP “Stoppen, fallen lassen und rollen” würde zum Beispiel nicht als Ja/Nein-Flussdiagramm funktionieren, weil das Format nicht mit der zeitlichen Dringlichkeit übereinstimmt. Ebenso enthalten SOP-Anweisungen für die Gehaltsabrechnung in der Regel keine farbigen Diagramme, da es sich nicht um eine Aufgabe handelt, die eine schnelle visuelle Darstellung zur Identifizierung von Objekten erfordert.

Testen Sie die SOPs in der vorgesehenen Umgebung und bitten Sie die Mitarbeiter um Feedback. Die perfekt gestaltete SOP ist leicht zu verstehen und zu befolgen. Sie können jedes Detail eines Prozesses durch visuelle Diagramme oder Flussdiagramme darstellen, aber wenn die Anweisungen unklar oder überwältigend sind, werden die Mitarbeiter nicht motiviert sein, sich mit Ihren SOPs zu beschäftigen. Legen Sie bei der Erstellung neuer SOPs eine Testphase mit Feedback fest, damit die Mitarbeiter ihren Beitrag leisten können, um etwaige Probleme bei der tatsächlichen Durchführung dieser SOPs zu beheben.

Schließlich sollten Sie die Standardisierung durch Software oder Digitalisierung durchsetzen. Viele Unternehmen erstellen, testen und implementieren SOPs, ohne sie langfristig zu verfolgen. Das Ergebnis dieser mangelnden Voraussicht ist, dass Unternehmen im Laufe der Zeit verschiedene Versionen ein und desselben Protokolls anhäufen, entweder in Form eines elektronischen Dokuments, eines physischen Ordners, persönlicher Notizen am Ende eines virtuellen Eintrags oder von Papierschnipseln. Vor allem, wenn Mitarbeiter wechseln oder gehen, werden die früheren Bemühungen um die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen vergessen oder zugunsten des von einem Einzelnen bevorzugten Verfahrens verworfen. Vermeiden Sie diese Fallstricke, indem Sie SOP-Vorlagen hervorheben und indizieren und sie leicht zugänglich machen. Digitale Arbeitsanweisungen verbinden beispielsweise Verfahren mit Benutzerfreundlichkeit, um die Standardisierung in allen Schritten des Produktionsprozesses zu gewährleisten. Durch diesen letzten Schritt wird sichergestellt, dass Ihre Standardarbeitsanweisungen über Jahre hinweg zuverlässig bleiben, so dass Sie nicht jedes Mal, wenn es zu Prozessschwankungen kommt, den gesamten Prozess wiederholen müssen.